2022 IEKTopics
2022 IEKTopics|Accenture打造全方位遠距辦公模式

早晨,你被溫暖的陽光喚醒,簡單盥洗、著裝並享用早餐後,好整以暇地打開電腦,與公司連線,展開一天的工作。因為不用趕車,省下至少30至60分鐘的通勤時間,加上待在熟悉安心的環境中,降低焦慮感,更能專注在工作內容。

對許多人來說,這是理想的遠距辦公模式。雖然臺灣2021年封城期間,大家被迫展開遠距工作,但眼看每日確診人數上揚,緊張的心情凌駕於安心工作之上;所幸,經過這波封城,臺灣多數企業已逐漸接受遠距辦公的常態,甚至不少企業考慮未來持續實施。而隨著公司實施遠距異地辦公,也大幅減少了通勤的需求,同時降低交通過程所伴隨的空氣汙染、能源消耗等,對環境保護帶來一定的減碳效益。

事實上,企業推動遠距辦公時,難免面臨以下情形:模糊的工作與生活邊界、不良的信任與問責機制、數位工具應用技術不足、溝通頻率與效率下降、公司文化與價值觀傳承不利等,為推動遠距辦公最大疑慮的阻力。

多樣化數位方案,改善聯繫問題

在COVID-19疫情爆發前,埃森哲(Accenture)公司部分員工已進行數十年的遠距工作。有了這些經驗,讓埃森哲得以在疫情期間,快速啟動居家上班方案,提供全方位的數位服務與靈活的工作方案支援,讓近百分之百的員工轉換成遠距作業。

這項遠距工作方案,不但能讓員工自行選擇在家辦公的時間及工作地點,也提供多樣化的數位工具與技術應用支援,例如30多種個人電腦選擇、微軟(Microsoft)線上文件與會議協作工具、虛擬現實耳機等,改善員工的遠距辦公體驗。並建構名為「Nth floor」的數位分身總部,讓員工可將另一種形態的「化身」,帶入這個身臨其境的空間,在此喝咖啡、演講、聚會、參與學習課程或進行其他遠距協作等,解決遠距上班衍生的辦公室人際關係疏離等問題。

2021年,埃森哲公司針對全球近萬名員工進行反饋調查,並據以在平等和多樣化的基礎上,提供以人為本的全方位遠距辦公體驗,確保員工在工作過程都能夠充分參與、貢獻、被傾聽、信任並有歸屬感,進而打造出更靈活的隨時隨地工作模式,讓員工無論在哪個地點,都能展開高效工作。

COVID-19大流行期間,全世界陷入一場遠距辦公的大型社會實驗;近兩年半過去,世界各地的企業與政府組織,也紛紛制訂新的遠距作業規範。而埃森哲公司在此時擴大推動居家遠距辦公,時機點正恰當。

專業團隊攜手合作,賦予遠距新體驗

為了全面推行遠距工作,埃森哲公司除了支援數位設備與技術應用,也導入專業數位決策團隊及策略合作夥伴的協助

譬如,埃森哲的專業旅程和變革管理中心團隊(Journey & Change Management Center of Excellence, CoE),可協助定義企業清晰的數位化作業策略、文化和思維方式,並據以倡議推動數位應用的方法、框架、流程和工具,確保員工能正確地使用數位技術,實現遠距辦公的目標及成果。

同時,也與微軟和Altspace VR展開策略合作,像是為員工創建Nth floor、One Accenture Park等元宇宙概念的虛擬空間,將實體會議轉換為虛擬會議,把分散在不同地方的員工聚集在一起,猶如身歷其境般面對面舉辦聚會、進行培訓、舉辦全體會議或進行其他協作業務等。藉由這種合作模式,有助於提高遠距協作的虛實整合效益。

美國推動居家辦公,引領企業追隨

遠距工作在未來無疑將成為一種常態,根據學者研究(Aksoy et al., 2022;Harvard Business Review, 2020;Mas and Pallais, 2017),現場與遠距結合的混合辦公模式,對員工來說,每年可省下28至50天的總通勤時間,相當於加薪5%~8%福利,相當具有財務吸引力。
而美國聯邦人事管理局也於2021年11月發布最新〈聯邦政府遠距工作指南〉,鼓勵政府機構將遠距辦公模式,融入人力運用的結構,並敦促禁止遠距辦公的政府機構應放寬限制。
如今,邁入後疫情時代,美國政府仍將維持遠距辦公政策,繼續推動公部門遠距作業轉型。部分政府機構甚至表示之後會提供現職和新進員工「是否離開辦公室進行遠距作業」的選項,讓他們自由選擇適合的高效率工作模式。相信在不久的未來,遠距辦公將成為一種工作常態。

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應用5G技術,提高辦公效率

遠距協作是未來「智慧辦公」的重要組成元素之一,目前仍在初期發展階段,多仰賴軟體方面的支援,而在未來5G應用的加持下,將衍生相應的智慧辦公硬體設備,輔以延展現實XR及AI等應用技術,為員工增強溝通協作的即視感與溫度,提高遠距作業的效率。

過去隨著大多數企業開始遠距營運,在交通運輸的二氧化碳排放量上減少了15%(Energy Information Administration, 2020),很容易看出遠程工作可能對環境產生的潛在正面影響,並帶來更清潔的空氣。而經由國內外企業的實踐,已經證明遠距辦公不只是疫情期間的權宜之計,未來也將與傳統的現場作業並存,成為主要的工作模式之一。從長遠來看,遠距作業模式可以保持企業的連續性、敏捷性與高效率,也為員工平衡工作和生活提供了彈性空間,並助推數位創新經濟的發展,引領新經濟業態與工作性質的轉型。

案例公司簡介

埃森哲(Accenture)於1989年在愛爾蘭都柏林成立,為全世界最大的跨國科技諮詢顧問公司,素有科技界麥肯錫(McKinsey)的美譽,提供永續創新的科技解決方案。2021年,埃森哲的營業額約505億美元,為《財富》雜誌世界500強企業之一(排名第258位),其主要客戶涵蓋超過75%《財富》雜誌世界500強的企業與各國政府機構等。

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